The Job

Reporting to the People Director of Greater China, you will be providing a broad range of Admin & EA to MDO & HR operational works for all the 5 offices in Greater China. The responsibilities include but are not limited to:

• Perform general administrative duties including corresponding with internal and external stakeholders;
• Maintenance of office facilities; responding to emergency situations or other urgent issues involving the facility;
• Liaison with the landlord on structural issues, problem resolution with the office space
• Liaison with Travel Agent, Airlines and Hotel Reps. for Corporate rates
• Postage / mail handling, courier service arrangement
• Acts as the liaison for all visitors coming from other Believe entities worldwide.
• Contact point for all IT related issues coordinating with Believe Helpdesk/ Security for IT asset management lifecycle to include receiving hardware deliveries, unboxing and secure storage of all hardware and software, printer setup, and remote troubleshooting assistance, etc.
• Support HR with arrangement for events, meetings, workshops etc.
• Support HR and IT with on-board preparation i.e. laptop set up, issuance/ update of staff security access pass
• Work alongside with Finance in maintaining a budget for office expenses.
• Handle procurement or purchase request from internal/external stakeholders
• Maintains and updates the Asset Register including asset tagging
• Managing and coordination of complex calendars and organising meetings and appointments for MDO
• Managing the manager/executive of important tasks and deadlines
• Organization of meetings including the preparation of reports and follow-up of actions
• Preparation of presentation documents for working committees
• Organizing events and conferences

The Job

En tant qu’Executive Assistant votre mission sera d’assister deux Directrices.eurs membres du Comex :

Le Directeur Général de Believe France (responsable de l’ensemble des activités commerciales sur le marché français, et des équipes qui en ont la charge) – basé à Paris

La Présidente de la région Central, Southern & Eastern Europe (CSEE) – Middle East, North Africa & Turkey (MENAT) – Amériques (responsable des activités commerciales sur l’ensemble des pays des régions où l’offre est déployée) – basée à Paris

Le poste est basé à Paris, au cœur des équipes commerciales, dont vous faites partie à part entière.

Vos missions seront principalement :

• Gestion et coordination d’agendas complexes,
• Suivi et alertes des actions et échéances importantes
• Organisation des réunions incluant l’agenda, l’élaboration des comptes rendus de réunions et le suivi des actions
• Préparation des documents de présentations pour les réunions de travail
• Point de contact privilégié des visiteurs des autres entités du groupe
• Suivi des différents projets transverses sur les périmètres en relation directe avec les Managers
• Support sur la communication externe associée au manager (LinkedIn, participation à des conférences, évènements importants du marché de la musique)
• Logistique des déplacements à l’étranger (transport, hébergement, agenda) pour les deux membres du Comex, et de manière ponctuelle pour les deux Directrices.eurs de la région CSEE-MENAT-Amériques basé.es en France

Evènementiel :

• Organisation des déplacements et d’événements internes et externes (clients et partenaires) et/ou de visioconférences
• Pour la filiales France : support aux équipes marketing et communication pour l’organisation d’événements labels (pop-up stores, release party, anniversaires)
• Pour « Rest of the world »: support pour l’organisation d’évènements ciblés (en coordination avec le business local et communication externe)

The Job

Dans le cadre de vos activités, et sous la responsabilité de l’Office Manager vous intervenez sur :

• La gestion de projets :

– En matière d’organisation et de structuration du service, des projets sont régulièrement déployés. A ce titre, vous intervenez sur toute la chaîne de gestion du projet : définition du besoin, benchmark, sollicitation des prestataires et enfin, organisation de l’activité / événement / déploiement de l’outil / process auprès des collaborateurs et utilisateurs internes.

• Happiness Officer,

​Believe propose différents programmes à destination de ses collaborateurs et vous intervenez sur :

– La création, la coordination et l’animation d’évènements internes : afterwork, Kids day, fête de la musique, etc.

– Vous coordonnez le programme interne de bien être : suivi des fournisseurs, renouvellement des contrats, benchmarks d’activités, organisation des activités, campagne de communication, suivi du budget, etc.

– Vous organisez et participez à l’accueil des nouveaux salariés : remise du welcome pack, animation des réunions d’information visite des locaux, etc.

– Vous êtes le relai des salariés auprès des fournisseurs concernant les différents services mis à disposition : suivi du restaurant d’entreprise, des acteurs de l’entretien des locaux (ménage, sécurité), etc.

• Structuration et organisation du département

– Vous êtes en charge de l’administration et du suivi des plateformes mises à disposition des collaborateurs (voyage, télétravail, etc.) : administration des plateformes, suivi régulier auprès du fournisseur, suivi des renouvellement des contrats, reporting, benchmark régulier, organisation de session d’information et de communication.

– Définition des process et modes opératoires nécessaires au bon fonctionnement du service : politiques, process à destination des salariés, contenu d’information et de communication, etc.

• En back up de l’équipe :

– Gestion du courrier et des plis

– Réponses aux demandes des collaborateurs sur les différents canaux (mails, teams, accueil des salariés).

– Activités liées à la sécurité du bâtiment : formation sécurité, exercices d’évacuation, etc.