Office Manager / Front Desk Manager (M/W/D)

The Job

Als Office Manager (M/W/D) bist Du unser Personalabteilung zugeordnet. Du hast die Aufgabe, den Empfang, die Büroeinrichtungen, die Verwaltung sowie die Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen zu leiten und zu betreuen, und fungierst als erste Anlaufstelle für die Gäste von Believe Germany. Du wirst eine Schlüsselrolle in unserer internen Kommunikation spielen:

  • Du entwickelst Verfahren in den Bereichen Gesundheit und Sicherheit, Sicherheit, IT, Reinigung, Versorgungseinrichtungen und Kommunikation und setzt diese um
  • Du bist unser Gesicht am Empfang
  • Du sorgst für ein hervorragendes Mitarbeitererlebnis für unsere Teams und ihre Gäste
  • Du schaffst ein fantastisches Arbeitsumfeld für unser Hamburger Büro und findest dabei ein Gleichgewicht zwischen einem professionellen Arbeitsbereich und einer angenehmen Umgebung
  • Du unterstützt bei administrativen Aufgaben und Empfangsdiensten, der Beantwortung von Telefonanrufen und Begrüßung von Kunden
  • Du kollaborierst mit unseren Vertragspartnern und internen Offsite-Teams in Bezug auf die Instandhaltung des Büros, einschließlich Internet-, Telefon- und IT-Support
  • Du unterstützt unser HR-Team beim Onboarding neuer Mitarbeiter, Aufbau von Beziehungen zu allen Teams und Einholen von Feedback zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrungen
  • Du verwaltest die Bestände und Vorräte und stellst sicher, dass Post und Lieferungen effizient abgewickelt werden.  
  • Du bist federführend bei der Bereitstellung erstklassiger Reisearrangements für Mitarbeiter und leitender Angestellte

Das Office Management ist das Bindeglied zwischen allen Einrichtungen und betrieblichen Anforderungen unseres Büros in Hamburg, Deutschland. Es sorgt für den reibungslosen Ablauf in unserem Hamburger Büro und kümmert sich um den Empfang und die Organisation von Besprechungen, das Gebäudemanagement sowie die Koordination von Veranstaltungen und Kommunikation für unsere Mitarbeiter.

Qualifications

  • Du hast idealerweise Erfahrung als Office Manager (M/W/D) oder hast bei der Koordinierung von Bürodienstleistungen in einem mittelständischen Unternehmen mitgearbeitet
  • Du verfügst über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und kannst schnell Beziehungen auf allen Ebenen aufbauen
  • Du bist außerordentlich gut organisiert
  • Du hast eine fantastische Aufmerksamkeit für Details
  • Du bist in der Lage, ein hohes Maß an Vertraulichkeit, Professionalität und Integrität zu zeigen.
  • Du besitzt gute MS-Office-Kenntnisse
  • Du zeigst ein hohes Maß an Eigeninitiative und Anpassungsfähigkeit

Additional Information

Das bieten wir Dir:

  • Work-Life-Balance: Gestalte flexibel deine Arbeitszeit und profitiere von einem anpassungsfähigen Arbeitsmodell, aus Office und Remotework. Zudem bekommst du bei uns 30 Urlaubstage und kannst zusätzlich 4 Wochen im Jahr Workation beantragen
  • Soziales Engagement: wir akzeptieren Dich wie Du bist: setze Dich innerhalb der Company für ein faires und tolerantes Miteinander als auch für eine ökologisch und sozial nachhaltige Gesellschaft ein
  • Unser Miteinander: Wir legen großen Wert auf ein offenes Miteinander und kombinieren gute Arbeit mit Spaß. Unser tägliches Miteinander basiert auf unseren Werten: Respekt, Fairness und Transparenz.
  • Entwicklungsmöglichkeiten: Durch spannende Aufgaben und viel Gestaltungsspielraum bieten sich für dich vielfältige und langfristige Entwicklungs- und Karriereperspektiven in einem wachsenden und internationalen Unternehmen. Wir unterstützen die Entwicklung durch jährliche Entwicklungsgespräche, kostenfreie E-Learning Lösungen und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Gesundheit am Arbeitsplatz: Sowohl deine Physische als auch Mentale Gesundheit ist uns wichtig. Neben der Möglichkeit dich mit der vergünstigen Urban Sports Mitgliedschaft in verschiedensten Sportarten auszupowern, bieten wir in Zusammenarbeit mit Eutelmed und Fürstenberg private Online und On–Site Sessions mit professionellen Psychologen an
  • Teamspirit: Wir arbeiten eng und motiviert an gemeinsamen Zielen und wachsen täglich über uns hinaus Werde Teil einer dynamischen Company die noch viel in der Musikindustrie bewegen möchte!

Wir freuen uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung inklusive Angabe deiner Gehaltsvorstellung und deines frühestmöglichen Eintrittstermins!
Gleiche Chancen für alle: Bei Believe wird Vielfalt und Inklusion großgeschrieben, denn das sind für uns die Voraussetzungen für eine Kultur, die die besten Talente anzieht und letztendlich zur Verwirklichung unserer Vision führt.

Die Förderung von Vielfalt und Inklusion beginnt mit der Einstellung – daher diskriminieren wir nicht aufgrund von Religion, nationaler Herkunft, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand oder anderen Aspekten. Wir befürworten Vielfalt in all ihren Formen als einen unserer Grundwerte für Teamarbeit.
Wir stellen ausdrücklich niemanden ein, der dies nicht respektiert, und ermutigen Personen aus LGBTQIA+ und anderen unterrepräsentierten Gruppen, sich zu bewerben.

PS: Falls das interessant klingt, dann bewirbt dich einfach! Verschiedene Studien haben ergeben, dass sich durchschnittlich mehr Männer auf einen Job bewerben, wenn sie 60 % der Erwartungen erfüllen. Wobei Frauen / nicht-binär, sich auf einen Job bewerben, nur wenn sie eine höhere Prozentzahl der Erwartungen erfüllen. Also wenn du dir nicht sicher bist, ob du die richtige Person für den Job bist, dann bewirbt dich einfach und lass uns dich kennenlernen und sehen, was du mitbringst. Wir würden uns freuen, dich kennenzulernen!

 

Director, Artist Support

The Job

TuneCore is looking for a Director, Artist Support, to join our global support operations team, and help drive the company’s customer experience strategy with creativity and innovation at the forefront of the role. 

 

As the Director, Artist Support, you’ll drive our mid-size team of Artist Support Specialists and leaders with best-in-class service in mind.  You’ll also work directly with the product, marketing, and content operations teams to ensure TuneCore delivers the best product experience on the market by acting as the voice of our clients during product development, and throughout the year with regular monthly reports.

 

You’ll also be responsible for reviewing, forecasting, and executing staffing plans throughout each year to support our rapidly growing (and global) client base.  TuneCore’s Artist Support team sits all over the world, with squads in NYC, Nashville, Mexico City, Mumbai and Paris.

 

To be successful in this role, you’ll need to be a seasoned client support professional with demonstrated experience managing/leading teams, and a deep knowledge of operational best practices and performance management.  You’re a strategic thinker who can solve both the immediate problem in front of you as well as the overarching issue at hand.  And finally, you’re someone who knows when to simply roll up your sleeves, dig in, and get the job done.

 

Specific Duties:

 

·       Oversee the day-in-day-out operations of the global Artist Support team

·       Directly manager a team of managers who are responsible for executing the company vision for best-in-class support across multiple channels and languages, ensuring that messaging is clear, accurate and consistent with company’s brand voice.

·       Control the flow of day-to-day operations, lead and prioritize workload, and handle customer escalations when necessary

·       Establish, evaluate, meet and exceed the team’s KPIs

·       Optimize processes and procedures for maximum efficiency and ensure that all customer interactions are appropriately dispositioned.

·       Conduct regular performance reviews

·       Continuously evaluate resource needs and recommend solutions to senior management.

·       Direct hiring and on-boarding of new agents, as well as ongoing training and knowledge management for all agents.

·       Work cross-functionally to optimize customer experience by reporting and prioritizing technical issues and recommending product improvements based on customer feedback.

·       Oversee the maintenance, updats and optimization of customer-facing knowledge bases.

·       Leverage Zendesk and internal reporting tools and analytics to extract actionable insights.

·       Create a team environment that encourages accountability, high standards and optimization.

·       Develop and retain diverse talent that makes a strong, positive impact on the organization. Identify team member strengths and assists with their professional development.

·       Perform other duties as assigned by management.

 

Qualifications

Skills/Qualifications

Experience:

·       5+ years of hands-on experience leading customer service in technical, consumer-facing environments.

·       Experience managing dispersed and/or international teams preferred

 

Knowledge/Certifications:

·       Zendesk Admin certification is a plus, admin proficiency with triggers, automations, views, and reporting is a must.

·       Excellent communications skills: written, verbal and interpersonal.

·       Demonstrated leadership ability and a track record of successful planning and execution.

·       Expert knowledge of customer service in a high-tech environment to anticipate a wide range of future needs and opportunities and facilitate development of complex solutions.

·       Excellent people management skills.

·       Proactive, energetic attitude with a desire to work in a results-oriented and deadline-driven environment.

·       Savvy leader capable of leading and influencing cross-functional teams.

·       Familiarity with Jira or other issue-tracking software.

·       Understanding of the digital music space and technologies, and common issues facing music professionals preferred.

·       Knowledge of music metadata preferred, especially iTunes and Spotify style guides.

 

Additional Information

Equipment Operations:

·       Extensive experience with Zendesk or equivalent customer service software.

·       Proficient in Google Docs and Microsoft Office.

·       Experience with digital content management systems (especially iTunes Connect, Spotify Catalog Manager and YouTube Creator Studio) preferred.

 

Direct Reports

Directly supervise 2 managers who oversee additional Team Leads and Specialists in NYC, Nashville, Mexico City, Paris, and Mumbai

 

Other Duties

Please note this job description is not designed to cover or contain a comprehensive list of activities, duties, or responsibilities that are required of the employee for this job. Duties, responsibilities, and activities may change at any time with or without notice.

 

Physical Demands

The physical demands described here are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this job:

·       While performing the duties of this job, the employee is regularly required to talk or hear. The employee frequently is required to stand; walk; use hands to fingers, handle or feel; and reach with hands and arms.

·       This position requires the ability to occasionally lift office products and supplies, up to 20 pounds.

 

Relations with Others:

·       Content Operations

·       Legal Administration

·       Artist & Partner Relations

·       Finance

·       Marketing

·       Product

·       Publishing Administration

·       Technology

Range: $105,000-$120,000

Additional Information

All your information will be kept confidential according to EEO guidelines. 

Executive Assistant ( Taipei – Taiwan )

The Job

  • Organize planning for key business meetings involving local and central office.
  • Update and create professional-looking slides for business presentations.
  • Collect business data and intelligence in preparation of key business meetings.
  • Organize business travels including visa support, agenda, logistics and coordination.
  • Process relevant expense reports (expense reimbursement including collecting hard copies receipts, insert them into expense reporting system, coordination with accounting).
  • Draft, document and store official memos/ writing follow-ups of the meetings.
  • Carry out translations;
  • Own internal communications in alignment with GM/GMO.
  • Support in organization and carrying out of seminars and events. 
  • Follow up the business projects and schedules.

Qualifications

  • 2+ years of experience as Executive Assistant;
  • Proficiency at MS Office (Power Point and Word);
  • Fluent English & Mandarin
  • Perfect English language knowledge at C1 level or other proof of the same (min);
  • Excellent verbal and written communication skills;
  • Strong interpersonal and collaboration skills;
  • Impeccable organizational skills and attention to detail;
  • Strong analytical and problem-solving skills;
  • Business-oriented mindset.

Additional Information

Believe strongly promotes equal treatment regardless of race, ethnicity, nationality, gender, sexual orientation, socio-economic status, age, martial or civil partner status, pregnancy or maternity, physical abilities, religious beliefs, political beliefs, or other ideologies.

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